De Franse filosoof Blaise Pascal schreef dit in de 17e eeuw. Er is weinig veranderd. Brieven schrijven we niet meer zoveel, maar we ouwehoeren wat af in onze e-mails, op onze websites, in blogs en op social media. Waarom is het nou zo lastig om kort en bondig je boodschap te tikken? Dat komt omdat we allemaal zenders zijn. Want wat willen we graag alles aan iedereen vertellen!

Zomaar ergens beginnen?

Het is zo gemakkelijk om te gaan zitten en zomaar ergens te beginnen. Over dat geweldige project, waarvan de afronding gevierd moet worden. Hoe het begon, hoe groot de uitdaging was, welke Heel Belangrijke Mijlpalen er bereikt zijn en laten we vooral niet vergeten om alle Heel Belangrijke Mensen die iets voor het project gedaan hebben met naam en toenaam te noemen. Hé, hé, dat ging lekker. Klik – verzend – daar gaat je boodschap.  

En de ontvanger wilde eigenlijk alleen maar weten waar en wanneer de bitterballen klaarstaan…

De grap is: als je alles aan iedereen wilt vertellen, vertel je uiteindelijk niemand iets. Die ontvanger heeft misschien helemaal geen tijd of zin om zich door jouw hele epistel heen te worstelen, ziet daardoor de uitnodiging over het hoofd en mist de borrel, de bitterballen en het moment waarop jij in gewone mensentaal en met een biertje in je hand vertelt over jouw project. Jammer.

Dode schatjes

Het belangrijkste advies, wat ik geef in al mijn workshops en communicatieopdrachten: verplaats je in de doelgroep, je lezer, de ontvanger. Stap even uit je eigen schoenen, hang je ego aan de kapstok en glijd in de jas van degene die jouw boodschap leest. Wat wil hij of zij weten? Wat juist niet? Misschien kom je er dan achter dat je voor verschillende ontvangers ook verschillende versies moet schrijven van jouw boodschap. Het betekent ook dat er stokpaardjes sneuvelen. ‘Kill your darlings’, zei de Engelse schrijver William Faulkner. Gesneuvelde stokpaardjes en dode schatjes, ja, dat doet pijn.

Maak tijd

‘Maar daar heb ik toch helemaal geen tijd voor?’, hoor ik je roepen. Tja, dan maak je maar tijd. Jij hebt een boodschap en het is een beetje gek om van de ontvanger te vragen tijd te investeren in het lezen van jouw lange ‘brief’ omdat jij geen tijd hebt voor een korte.

4 tips voor een korte brief

1. Verplaats je in de ontvanger, bedenk wat de ontvanger wil weten, niet wat jij wilt vertellen!
2. Maak het de ontvanger gemakkelijk! Begin direct met de belangrijkste boodschap, zodat de ontvanger niet hoeft te zoeken, en houd die kort (waar, wanneer en waarom staan de bitterballen klaar).
3. Structureer! Wil de ontvanger veel weten, maak het dan gemakkelijk door je tekst te structureren. Verdeel in korte alinea’s en zet boven elke alinea een informatieve kop. Gebruik opsommingen waar dat kan.
4. Schrijf geen lange brief, maar maak tijd voor een korte.